Specificaties. VisionManager.

Talen

  1. VisionManager is tweetalig: Nederlandstalig en Engelstalig. Na het inloggen kunt u uw keuze maken. De volgende keer dat u inlogt start VisionManager in de daarvoor gekozen taal op.

Toegangsrechten

  1. Per medewerker kan worden ingesteld welke processen zij te zien krijgen nadat zij zijn ingelogd. Hierdoor kunt u gedeelten van uw managementsysteem afschermen en krijgt de medewerker een op maat gemaakt gedeelte van het kwaliteitsmanagementsysteem te zien.
  2. Er kunnen vier soorten toegangsrechten worden toegekend:
  • Beheerder: deze heeft de mogelijkheid om alles te wijzigen / toe te voegen.
  • Kwaliteitsmanager: deze heeft vrijwel dezelfde rechten van de beheerder en ontvangt verbetervoorstellen per mail.
  • Proceseigenaar: deze kan documenten wijzingen en het dashboard beheren.
  • Gebruiker: deze kan documenten lezen en formulieren invullen en opslaan.

Documentbeheer

  1. Alle mogelijke bestandstypen (zoals word, pdf, powerpoint, ecxel) kunnen worden geupload en door de gebruiker worden ingezien.
  2. U kunt binnen VisionManager flowcharts maken, zonder daar een ander programma voor nodig te hebben.
  3. Aan elk document kan een proceseigenaar, status en versienummer worden toegekend.
  4. Aan de documenten kunt u een evaluatiedatum toekennen. Zodra de datum aanbreekt krijgt de proceseigenaar daarvan automatisch een mailtje.
  5. Bij het aanmaken van een nieuw document kunt u aangeven wie het document moet opstellen, beoordelen en goedkeuren. Hiervan worden acties aangemaakt die automatisch worden weggezet.
  6. Van het beoordelings- en goedkeuringsproces worden overzichtelijke registraties bijgehouden. U heeft dus altijd een audittrail bij de hand.
  7. De gebruikers krijgen automatisch een mail wanneer er een nieuw document wordt toegevoegd of een bestaand document wordt gewijzigd. Binnen deze mail staan ook de wijzigingen opgesomd.
  8. Mogelijkheid tot het vragen om een lees en begrepen bevestiging. Inclusief de mogelijkheid tot het stellen van een controlevraag. De registraties hiervan worden automatisch opgeslagen.
  9. Oude documenten worden automatisch gearchiveerd.
  10. Er kan door meerdere gebruikers aan een concept document worden gewerkt zonder dat de gebruiker deze ziet.
  11. Oude documenten zijn met één klik weer zichtbaar / beschikbaar te maken.
  12. Achter de naam van het document staat de datum waarop het document aan de gebruikers beschikbaar is gesteld.
  13. Documenten zijn overal ter wereld (met internetaansluiting) te raadplegen.
  14. Ook kunt u met de editor van VisionManager binnen de tool zelf documenten aanmaken. Het grote voordeel hiervan is dat u deze niet hoeft te up en downloaden. Ook de gebruiker kan zonder de beschikking te hebben over een officepakket de bestanden snel raadplegen.
  15. Ons documentbeheersysteem is GMP+ proof.
     

Interactieve formulieren

  1. De beheerder kan interactieve formulieren aanmaken en toekennen aan een subproces. Het aanmaken van een formulier kost slechts enkele minuten.
  2. Gebruikers openen binnen VisionManager een formulier, vullen deze in en slaan het formulier binnen VisionManager op.
  3. Daarbij kan worden aangegeven bij welke processen het formulier moet worden opgeslagen.
  4. Van elk opgeslagen formulier is de status (open of closed) zichtbaar.
  5. Er kan worden gesorteerd op status, datum en naam.
  6. Bij elk formulier kan een deadline en een actiehouder worden ingevuld. Wanneer twee dagen voor het verstrijken van de deadline status nog op open staat, krijgt de actiehouder automatisch een herinneringsmail.
     

Kritische prestatie indicatoren (KPI) en kernwaarden

  1. Aan elke proces kunnen KPI 's en doelstellingen worden gekoppeld.
  2. De KPI 's worden gekoppeld aan één van uw kernwaarden.
  3. Bij de aanmaak van een KPI kunt u de frequentie van meten en de eigenaar aangeven. Deze krijgt op de dag dat de KPI moet worden gemeten automatisch een mailtje.
  4. Bij elk bezoek aan VisionManager ziet de medewerker de (kern)waarden van de organisatie.
  5. Doordat de kernwaarden ook zijn vertaald naar kritische prestatieindicatoren begrijpt de medewerker ook de impact van de kernwaarde voor zijn of haar werk.
  6. Bij elke proces kunnen ook de risico's worden aangegeven.
     

Dashboard, actielijst  en overzichtfunctie

  1. Van elk aangemaakte KPI en doelstelling wordt automatisch een dashboard aangemaakt.
  2. De beheerder en de proceseigenaar kan het dashboard beheren.
  3. De kwaliteitsmanager en de beheerder hebben ook een overzichtspagina. Hierop staan alle documenten die binnen VisionManager staan weergegeven. U kunt snel filteren en sorteren. Op die manier heeft u een goed overzicht in de actualiteit van de documenten. Wanneer u met eenproceseigenaar aan tafel zit heeft u binnen enkele seconden een overzicht van zijn of haar documenten, inclusief de status ervan.
    Dat zelfde geldt voor alle acties die binnen VisionManager staan. U kunt selecteren op status, eigenaar en type actie (klacht, audit, verbetering, kpi of registraties.
  4. Elke gebruiker van VisionManager ziet na het inloggen zijn / of haar actielijst staan. Bovenin beeld staat een symbooltje met daarchter het aantal openstaande acties. Wanneer je daar op klikt opent de pagina met de acties. Hier kan worden geselecteerd op datum en soort actie.
     

Zoekfunctie

  1. VisionManager bevat een zoekfunctie.
  2. De zoekresultaten worden gesorteerd (processen, instructies, formulieren en ingevulde formulieren) weergegeven.
     

Ipad (tablet) vriendelijk

  1. VisionManager is ook uitstekend te gebruiken voor documentbeheer op tablets.
     

Klaar voor ISO

  1. VisionManager is klaar voor ISO. Dat betekent dat de opzet van VisionManager normen als ISO 9001, ISO 14001 en vele anderen volledig ondersteunt.
  2. Door het gebruik van de 4 kwadranten komt de filosofie van de ISO normen volledig tot zijn recht.
  3. De gebruiker leert ongemerkt in termen van de Deming cirkel te denken.
  4. VisionManager is uitstekend te combineren met de complete certificeringspakketten van www.isomanager.nl.
  5. VisionManager is ingericht volgens de systematiek van de nieuwe ISO 9001:2015.

Multisite

  1. VisionManager is zeer geschilkt voor multisite certificering.
  2. Ook wanneer vestigingen van uw organisatie zich in het buitenland bevinden is VisionManager uitstekend te gebruiken. De tool onthoud met welke taal de vorige keer is ingelogd en zal de volgende keer automatisch in de juiste taal oepenen.
     

Veiligheid

  1. Uw Visionmanager is beveiligd met een SSL certificaat. Dat betekent dat de verbinding is versleuteld en ook het uploaden van documenten versleuteld plaatsvindt.
  2. De server staat in een beveiligde omgeving waar alleen daarvoor bevoegde personen toegang hebben.
  3. Natuurlijk wordt er een uitgebreide backup procedure toegepast.
     

Helpdesk

  1. VisionManager heeft een helpdesk voor algemene en een helpdesk voor technische vragen.

Contact gegevens

Wilt u meer informatie of een presentatie van VisionManager? Bel ons gerust. Wij zijn u graag van dienst.

AVR Management Tools BV

Adres: IJsseldijk 13
Postcode: 8194 LA
Stad: VEESSEN
Telefoon: +31 (0)85 303 1473
Email: info@avrmt.nl

De toegevoegde waarde zelf ervaren?
Probeer VisionManager nu 14 dagen gratis.
Of bel 085 303 1473 voor meer informatie.